Spring til indhold

Forretningsetikette

Et stadigt stigende antal japanere bliver bekendte med vestlig forretnings-etikette. Dette har gjort det lettere at begå sig på det japanske marked, og kulturelle barrierer er blevet mindre. Et par råd er dog på sin plads.

Kun få japanere forventer, at europæiske forretningsfolk kender de forskellige japanske måder at hilse på, den korrekte måde at løfte en risskål på, eller i øvrigt har kendskab til denne "videnskab". Den japanske forbindelse vil bedre kunne acceptere en fremmed etikette end et klodset forsøg på efterligning af japansk optræden.

Det skal også præciseres, at japanerne – til trods for den i forretningssammenhæng formelle optræden - generelt er særdeles omgængelige mennesker.

I japansk forretningspraksis er der dog nogle særlige aspekter og faktorer, som bør tages i betragtning, når man forsøger at etablere kontakter i Japan, herunder visitkort, mødeaftaler, gaver og påklædning.

Sprog

Større japanske virksomheder har ofte engelsktalende personale, men dette er ikke nødvendigvis gældende for små og mellemstore virksomheder. Det er den besøgende forretningsperson, som må være forberedt på at kommunikere om nødvendigt på japansk. Det kan derfor i mange tilfælde være nødvendigt at bruge tolk.

Der findes fremragende japansk/engelsk og engelsk/japanske tolke, men det kan være svært at finde tolke, der kan tilstrækkeligt godt dansk til at klare egentlige forhandlinger tilfredsstillende.

Følgende firmaer tilbyder tolkning:

Simul International
Tsukiji Eto Bldg., 5F
1-12-6 Tsukiji, Chuo-ku
Tokyo 104-0045, Japan  

JOHO Corporation
2-9-6 Hyakunin-cho 4F
Shinjuku-ku
Tokyo 169-0073, Japan

Kurdyla & Associates Co. Ltd.
Fuji Bldg.
3-18-6 Hatchobori, Chuo-ku
Tokyo 104-0032, Japan
Tlf.: (03) 3553 5935    

Visitkort

Visitkort ("meishi" på japansk) er et vigtigt værktøj i den japanske forretningsverden og bør absolut anvendes. Undlader man som besøgende ved det første møde at tilbyde et visitkort, anses det for dårlig forretningsetikette eller manglende interesse. Visitkortet er med til at bygge et netværk af personlige forbindelser op ("jinmyaku”).

Et vigtigt aspekt ved visitkortet i Japan er, at den ene side bør være på japansk og den anden på engelsk (eller evt. på ens modersprog). At virksomhed, navn og titel står på japansk er med til at hjælpe japanerne til en bedre forståelse af din position. Desuden får de derved en idé om udtalen af navnet, hvilket er vigtigt, idet japaneren føler, at han/hun sætter dig i forlegenhed, hvis han/hun ikke kan udtale dit navn korrekt.

Når man modtager et visitkort, kan man med ganske lidt umage vise respekt for japaneren, og hvad han/hun står for. Det er almindelig skik og brug, at visitkortet placeres foran sig på bordet under mødet. Derved kan man også nemmere huske navnene på deltagerne under mødet. Det bliver betragtet som uhøfligt at gemme det væk, så snart man har modtaget det. Efter mødet bør man lægge visitkortet i sin brystlomme (”tæt på hjertet”), hvilket igen signalerer respekt.  

Personlig introduktion

At kontakte en japansk virksomhed eller et ministerium uden i forvejen at kende nogen ender ofte uden resultat. Japanerne møder helt fremmede henvendelser med en betydelig tøven.

Det er almindelig praksis i Japan, at man bliver introduceret via forretningsforbindelser. En mulig måde at blive introduceret på kan være igennem japanske datterselskaber i udlandet, handelsfolk, ambassader eller andre organisationer.

Mødeaftaler

Aftaler om møder, især med større virksomheder, bør træffes ugevis forinden. Alle forretningsmøder i Japan afvikles ganske formelt, og den besøgende bør altid forberede sig grundigt. Før mødet kan det tilrådes at sende en fax, hvori formålet med mødet fremlægges sammen med de detaljer, man ønsker at drøfte på selve mødet. Det vil give den japanske vært en chance for at drøfte problemstillingerne med sine kolleger forud for mødet og måske sende et foreløbigt svar. Selvom japanerne er utilbøjelige til at afslå et møde på forhånd, kan det foreløbige svar indeholde gode signaler om chancen for succes på selve mødet.

Når man ankommer til et møde i japanske virksomheder, bliver man ofte ført til mødelokalet af en stabsmedarbejder. Kommer man flere, er det ønsket, at man træder ind i mødelokalet i rangorden, hvor der ligeledes hilses på de japanske mødedeltagere i rangorden. Derefter udveksler man visitkort ligeledes i rangorden. Fra tid til anden kan det være svært at finde ud af, hvem af japanerne i et møde, der rangerer højest, men ofte vil alderen eller den udstrålende autoritet give gode signaler herom.

Beslutningsprocessen

Den japanske beslutningsproces er baseret på konsensus. Derfor vil man ofte opleve, eksempelvis ved et forretningsmøde, at den japanske delegation er meget større end den udenlandske. Dette skyldes, at den japanske delegation normalt vil omfatte repræsentanter fra mange forskellige afdelinger.

Selvom japansk kultur - som alle kulturer - er under konstant forandring, er anciennitet stadig det vigtigste forfremmelsesgrundlag. Derfor er en persons placering i virksomhedsorganisationen tæt knyttet til personens alder.

Virksomhedsinformation

Det kan være et stort skridt for en japansk virksomhed at begynde at handle med en udenlandsk virksomhed. Mangel på informationer kan skabe problemer, idet japanske virksomheder ofte ikke kender den udenlandske virksomhed. For at mindske problemerne vil det være en god ide at sende materiale og data om egen virksomhed til den japanske i god tid før et møde.

Tålmodighed er en dyd

Det er også vigtigt at huske, at japanerne foretrækker at handle med individuelle personer frem for virksomheden, hvilket betyder, at det er meget vigtigt at bruge tid sammen med forretningsforbindelser i Japan. At etablere tætte forretningsforbindelser i Japan kan tage lang tid. Ligeledes bør man være forberedt på, at det muligvis vil tage en japansk virksomhed lang tid at formulere et svar på en forespørgsel el. lign. For at undgå misforståelser og unødvendigt pres på den japanske virksomhed bør udenlandske forretningsfolk være opmærksomme på de organisationsmæssige forhold, som ofte skaber en lang beslutningsproces.  

Japanske virksomheder er ofte baserede på hierarkisk struktur, konsensus og harmoni. For at bygge konsensus og harmoni i virksomheden bliver forretningsforslag ofte cirkuleret i organisationen til relevante personer og afdelinger på forskellige niveauer. Disse kan så komme med deres mening og holdning til sagen. Man bør ikke forvente et svar før denne beslutningsproces er gennemført, og alle er blevet hørt.

Ja eller nej

Mange forretningsfolk bliver forundret over brugen og betydningen af henholdsvis ja (”hai”) og nej (”iie”) i Japan. Da japanerne helst ikke vil fremstå som afvisende overfor andre mennesker, er det meget svært for dem at udtrykke et - i vestlig forstand – klart nej. Desuden bliver "hai" brugt som et verbalt tegn på, at man lytter og forstår og ikke nødvendigvis, at man er enig.

Et nej kan få formen af følgende: "Ja,......, men ......, hvis ......" Hvilket sandsynligvis er et afslag - et nej. Når en japansk virksomhed til gengæld har indgået en aftale, betyder det normalt et velovervejet og seriøst ja - og ofte begyndelsen til et frugtbart samarbejde.  

Påklædning

Er man i tvivl om, hvad man skal tage på, er det bedst at sigte konservativt. Japanske forretningsfolk er generelt nobelt klædt i mørk habit og slips. Forår og efterår på Stillehavssiden, altså bl.a. Tokyo og Osaka-området, er mildere end i Danmark, og det er sjældent, man i dagtimerne har brug for overtøj på disse årstider.

I vintermånederne december-februar er en let vinterfrakke ofte påkrævet. For meget pynt og smykker bør undgås, idet det kan blive opfattet som useriøst.

Ved aftenselskaber er hovedreglen mørkt tøj for herrerne og almindelige aftenkjoler, evt. nederdel og bluse for damerne. Smoking anvendes i begrænset omfang, jaket ved ceremonielle lejligheder, kjole og hvidt yderst sjældent og uniform slet ikke. Det er muligt, men dyrt at leje jakke eller kjole og hvidt i Tokyo.

Cool Biz: Dette initiativ betyder at primært statslige institutioner i sommermånederne tilskynder kortærmede skjorter uden slips og tyndt stof som en del af arbejdstøjet samtidig med at Air Conditioning bliver holdt på 28 grader. Selvom dette initiativ har vundet bredt indpas i ministerierne har det ikke forplantet sig i det private erhvervsliv. Om vinteren gør tilsvarende sig gældende - blot med omvendt fortegn: Warm Biz.

Sko og fodtøj: Man tager altid sit fodtøj af og ifører sig tøfler inden man træder ind i private hjem, templer eller ”ryokan” (japansk kro). Man stiller sine egne sko udenfor.  

Det at bukke

Japanerne bukker ved hilsen og afsked, dog ikke i travle forretninger og på større hoteller. Man giver normalt ikke hånd i Japan, selv om man kan møde enkelte, der gør det over for udlændinge.  

Navne

Japanerne introduceres og kaldes normalt ved deres efternavn. Når japanerne taler sammen indbyrdes, bliver efternavnet som hovedregel fulgt af ”san” (der svarer til ”hr.”). Blandt japanerne vil det være særdeles uhøfligt at undlade ”san”, hvorfor det også kan anbefales udlændinge at tiltale japanerne med ”san” eller alternativt med Mr./Ms.  

Gaver

Det har en vigtig social funktion at modtage og give gaver i Japan. Derfor er det en god ide at medbringe gaver (gerne fra Danmark) første gang man skal træffe venner, bekendte, forretningsforbindelser, mm. Gaver modtages med begge hænder og et buk.

Gaven åbnes traditionelt ikke foran giver, hvorfor det er vigtigt at sende en hilsen som tak for gaven og besøget. Bliver man opfordret til at åbne gaven, kan man dog roligt gøre dette.

Chef for handelsafdelingen
Thomas Højlund Christensen